Reglamento congresos SETH

VIII. ESTRUCTURA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO

Tal y como se indica al inicio del presente reglamento, la organización del congreso anual será realizada por las respectivas fundaciones de ambas sociedades, la Fundación Española de Hematología y Hemoterapia (FEHH) por parte de la SEHH y la Fundación Española de Trombosis y Hemostasia (FETH) por parte de la SETH. Por tanto, el control de la gestión económica de la organización del congreso es responsabilidad de sus fundaciones.

La gestión de los ingresos y los gastos del congreso corresponden a las dos fundaciones organizadoras, la FEHH y a la FETH, en función del reparto acordado entre ambas entidades que aparece en el punto 9.2 del presente documento. No obstante, a los efectos de simplificar la gestión administrativa, la FEHH, en nombre propio y a los efectos contables, fiscales y financieros, facturará y cobrará todos los ingresos del congreso y realizará la gestión de los pagos en todos los gastos necesarios para el desarrollo del mismo. La FETH en concepto de coorganizadora del congreso, emitirá factura contra la FEHH por un importe que se corresponde con el 25% de los beneficios netos del congreso.

La gestión de la secretaria técnica del congreso se encargará a una empresa externa. La elección de la empresa que se encargue de la secretaría técnica del congreso se decidirá mediante la valoración de las especificaciones presentadas en la oferta, para concursar mediante convocatoria abierta, a dicha secretaria técnica.

8.1.    Funciones de la secretaría técnica del congreso:

• Colaboración con el comité gestor, comité local y comité científico en todos los temas relacionados con la logística del congreso, como la contratación, en nombre de la FEHH, de los servicios necesarios para la realización de la reunión: hoteles, palacio de congresos, personal auxiliar, stands, agencia de viajes, coordinación de las gestiones oficiales, de los asuntos protocolarios y de servicios.
• Realización de viajes para la prospección de la sede del congreso y para reuniones con el comité científico, el comité local, el comité gestor y las juntas directivas de ambas sociedades.
• Colaboración en conjunto con la administración de la FEHH, en la recepción, cómputo y control de pago de las inscripciones, correspondencia, consultas, etc., de los inscritos, envío de las facturas, con las confirmaciones de inscripción. Realización de listados
• Levantamiento de planos y coordinación del espacio de la sede.
• Organización promoción y alquiler de espacios de exposición comercial y colaboraciones varias, a empresas y organismos interesados.
• Coordinación de toda la información que deba ser transmitida, en cada caso, al comité local, al comité científico, al comité gestor o a las juntas directivas de ambas sociedades, evitando de esta manera todas las situaciones ambiguas que posteriormente pueden dar lugar a errores o equívocos.
• Colaboración y apoyo administrativo al comité científico en todos los temas relacionados con su cometido: correspondencia y contacto telefónico con los ponentes para la tramitación de su desplazamiento, alojamiento y coordinación de los medios audiovisuales, control y recepción ponencias para su publicación en el libro de resúmenes, así como la atención personal previa y durante el desarrollo del congreso, publicación y distribución del programa científico y social del congreso.
• Colaboración con el comité de selección de comunicaciones en la recepción, organización y distribución de las comunicaciones libres, así como en la organización de sus reuniones.