Reglamento congresos SETH

III. ÓRGANOS RECTORES

Si bien las entidades organizadoras y responsables del congreso son las fundaciones de las sociedades científicas (FEHH y FETH), ambas delegan en las juntas directivas de las sociedades científicas los aspectos relacionados con la dirección científica del congreso. Es por ello que el órgano responsable de la dirección científica del congreso anual lo constituye el pleno de las juntas directivas de ambas sociedades. Son ambas juntas directivas las que, de forma mancomunada, asumen la responsabilidad total y máxima de la organización, funcionamiento y resultados científicos de dicho congreso.

Se establecen una serie de comités con la finalidad de facilitar la dirección y seguimiento del congreso , estos son: el Comité Gestor, Comité Local y el Comité Científico. Todos sus integrantes deberán ser miembros de la SEHH o de la SETH. Los componentes de cada órgano deberán ser nombrados con un mínimo de 18 meses d e antelación a la fecha de celebración del congreso.

Adicionalmente existirá un Comité de Selección de Comunicaciones cuya normativa de funcionamiento se detalla más adelante.

3.1 Comité Gestor. Estará consitituido por:

• Presidente, secretario y tesorero de ambas sociedades.
• Presidente y vicepresidente del omité local.
• Presidente y vicepresidente del comité científico.
• Gerente de la FEHH (acudirá con voz sin voto).

Los presidentes de la SEHH y de la SETH actuarán como presidente del comité gestor en relación cronológica de 2/1 años .

El comité gestor utilizará preferentemente medios telemáticos, como el correo electrónico, para intercambiar opiniones y para la toma de decisiones. Solamente se reunirá cuando haya que tratar algún tema que exigiese una reunión presencial.

La función de este comité será examinar todas las propuestas que puedan incidir en el desarrollo del congreso e informar a las juntas directivas de ambas sociedades. Sus decisiones podrán ser revocadas por acuerdo consensuado tomado en una reunión conjunta del pleno de las juntas directivas de ambas sociedades.

3.2 Comité Científico.

3.2.1 Estructura del comité científico.

El comité científico estará presidido por un presidente, propuesto por la SEHH, y un vicepresidente, que será la persona que haya elegido la SETH como responsable del comité científico de la SETH.

Junto al presidente y vicepresidente habrá un total de 18 vocales, que deben de ser socios al corriente de pago de la sociedad respectiva, correspondiendo un 70% (13 miembros) a la SEHH y un 30 % (5 miembros) a la SETH. Como vocales se integrarán además los coordinadores del programa educacional, uno por parte de la SEHH y otro por parte de la SETH.

En definitiva, el comité científico queda constituido de la siguiente forma:

• Presidente: nombrado por la SEHH
• Vicepresidente: nombrado por la SETH. Será el presidente del comité científico SETH
• Vocales, en número de trece nombrados por la SEHH
• Vocales, en número de cinco nombrados por la SETH
• Coordinadores del programa educacional: uno nombrado por la SEHH y otro, por la SETH

3.2.2 Metodología para la elección del comité científico.

Presidente: su nombramiento resultará de la elección por parte de la junta directiva de la SEHH, entre tres (3) candidatos propuestos por el presidente del comité local . La persona designad a no deberá tener su lugar de trabajo en la ciudad del congreso y deberá ser una persona de reconocido prestigio científico y capacidad organizativa.

Vicepresidente: será designado por la junta directiva de la SETH. De igual forma debe ser una persona de reconocido prestigio científico y capacidad organizativa.

Vocales designados por la SEHH: serán nombrados por la junta directiva, a propuesta del presidente del comité científico. Los vocales serán personas de reconocido prestigio científico y experiencia.

Es recomendable que exista un vocal en cada una de las siguientes áreas:

• Vocal 1: Eritropatología
• Vocal 2: Trasplante de progenitores hematopoyéticos y terapia celular
• Vocal 3: Leucemias agudas
• Vocal 4: Síndromes mieloproliferativos PH negativos
• Vocal 5: Síndromes linfoproliferativos I (Linfomas, LH y LNH)
• Vocal 6: Síndromes linfoproliferativos II
• Vocal 7: Gammapatías monoclonales
• Vocal 8: Leucemia mieloide crónica
• Vocal 9: Citología
• Vocal 10: Diagnostico biológico (laboratorio)
• Vocal 11: Medicina transfusional
• Vocal 12: Síndromes mielodisplásicos
• Vocal 13: Gestión, sistema de calidad, aspectos docentes, etc

Vocales designados por la SETH: serán nombrados por la junta directiva de la SETH a propuesta de la persona designada como vicepresidente del comité científico.
Los vocales serán personas de reconocido prestigio científico y experiencia.

Es recomendable que estén representadas las siguientes áreas:

• Vocal 1: Coagulopatías congénitas y adquiridas
• Vocal 2: Enfermedad tromboembólica arterial y venosa
• Vocal 3: Tratamiento antitrombótico
• Vocal 4: Endotelio y plaqueta
• Vocal 5: Laboratorio hemostasia y trombosis

La comunicación a los socios propuestos para formar parte del comité científico en nombre de la SEHH, la realizará el presidente del comité científico, a través de la secretaría técnica del congreso, mientras que la comunicación, a los socios propuestos en nombre de la SETH, la realizará el vicepresidente del comité científico a través de la secretaría técnica del congreso.

3.2.3 Funciones del comité científico:

• Organizar las actividades científicas del congreso.
• Analizar y proponer la mejor distribución horaria de las actividades científicas.
• Asegurar la ausencia de coincidencia horaria de actos científicos con los considerados actos centrales del congreso (lecciones conmemorativas y sesión plenaria).
• Evitar la organización de actividades científicas fuera del programa científico del congreso.
• Asegurar la calidad y relevancia científica del congreso, y evitar la repetición de temas.
• Seleccionar ponentes de reconocido prestigio procedentes de diferentes regiones del país, con el objeto de cuidar el equilibrio geográfico.
• Evitar la repetición de ponentes y moderadores durante un período de dos años. En el caso de la SETH aplicar esta restricción en la medida de lo posible.
• Los miembros del comité científico no deben participar como ponentes.
• Facilitar la difusión de la reunión científica a los diferentes medios de comunicación, especializados y generales.

 3.3 Comités de selección de las comunicaciones

Los comités de selección de comunicaciones serán propuestos por los comités científicos de ambas sociedades El nombramiento no debe ser posterior al mes de marzo del año del congreso. La comunicación a los miembros de los comités de selección la realizará la secretaría técnica del congreso.

3.3.1 Composición de los comités de selección de comunicaciones

Por parte de la SEHH formarán parte del comité de selección de comunicaciones el presidente del comité científico del congreso, que ejercerá la función de presidente del comité de selección, y un número final entre 75 y 150 especialistas que cubrirán cada una de las áreas en las que se subdividen las comunicaciones. Los miembros del comité científico deben formar parte del comité de selección de comunicaciones.

Por parte de la SETH formarán parte del comité de selección: el vicepresidente del comité científico del congreso, y un número final entre 25 y 50 especialistas que cubrirán cada una de las áreas en que se subdividen las comunicaciones. Los miembros del comité científico deben formar parte del comité de selección de comunicaciones.

Cada comunicación debe ser valorada por al menos dos evaluadores diferentes y no relacionados con los autores u hospital de procedencia de la comunicación.

En la fecha y lugar establecidos por el presidente del comité de selección, se reunirán el presidente, vicepresidente, cinco miembros de la SEHH y tres miembros de la SETH, que pueden o no coincidir con el comité cien tífico que actuarán como representantes del comité de selección . La reunión tendrá como cometido revisar las valoraciones realizadas por los revisores de comunicaciones y, de acuerdo a ello, definir su distribución como comunicaciones orales, póster, solo publicación o rechazo. De igual forma, les corresponde revisar las comunicaciones que por su importancia han de ser seleccionadas para la sesión plenaria.

3.4 Comité local

Estará formado por representantes de la SEHH y de la SETH en el número que se de termine en cada caso (siendo un máximo de 20 miembros entre las dos sociedades, en las proporciones correspondientes a cada sociedad). El presidente del comité local será el socio de la SEHH que ha impulsado y propuesto la sede del congreso. El vicepresidente del comité local será designado por la junta directiva de la SETH. Los vocales del comité local serán socios de una de las dos sociedades científicas que trabajan preferentemente en la ciudad que es sede del congreso. Deben ser propuestos por el presidente del comité local. La aprobación definitiva del comité local debe estar ratificada por las juntas directivas de la SEHH y de la SETH. Su función será la de dar apoyo y asesoramiento en todos los aspectos referentes al ámbito local, y aportar la información necesaria al comité gestor.

El trabajo realizado por el comité local, se reconocerá por el congreso exclusivamente corriendo con los gastos de inscripción de sus miembros y las invitaciones a la cena de ponentes y a la de clausura del congreso.