Reglamento congresos SETH

IV. ESTRUCTURA CIENTÍFICA DEL CONGRESO

La estructura básica del congreso estará formada por las siguientes sesiones:

• Programa educacional
• Simposios oficiales
• Comunicaciones orales
• Área de pósters
• Sesión plenaria
• Lección conmemorativa “Antonio Raichs” de la SEHH
• Lección Conmemorativa “Ricardo Castillo-Antonio López Borrasca” de la SETH
• Simposios satélites
• Encuentro con el experto
• Reuniones grupos cooperativos

Las sesiones dedicadas a temas de Hemostasia y Trombosis, estarán organizadas por la SETH, y se realizarán simultáneamente con las de otras áreas de la Hematología y Hemoterapia, que estarán organizadas por la SEHH. El Programa Educacional, la Lección Conmemorativa “Antonio Raichs” de la SEHH, la Lección Conmemorativa “Ricardo Castillo-Antonio López Borrasca” de la SETH, y la Sesión Plenaria se desarrollarán como actos conjuntos de las dos sociedades, y como tales, no podrá coincidir en el tiempo con ninguna otra actividad relacionada con el congreso.

Durante el horario en el que transcurre el programa oficial del congreso, no estará permitida ninguna actividad paralela al mismo, ya sea promovida por grupos de trabajo, industria farmacéutica o cualquier otra institución.

4.1. Programa educacional

Los actos científicos del congreso comprenden los siguientes:Los temas que se desarrollarán en el programa educacional deben tener un importante contenido formativo. Se debe evitar contenidos muy especializados y especulativos. Sería también recomendable que alguno de los temas elegidos, cumpliendo los requisitos mencionados antes, se caracterizara por su interés para todos los asociados.

Para su elaboración se nombrarán dos coordinadores, uno por parte de la SEHH y uno por parte de la SETH, a propuesta del presidente y vicepresidente del comité científico, respectivamente. Su tarea será la elección de temas y ponentes, intentando, en cuanto al contenido, ser representativo de ambas sociedades. Salvo acuerdos entre ambos coordinadores, se considerará que el 70% de los temas debe ser propuesto por el coordinador de la SEHH y el 30% por el coordinador de la SETH. La decisión final del programa educacional será ratificada por el comité científico.

En todo caso deben evitarse repeticiones en el contenido y en los ponentes del programa educacional y los simposios oficiales del congreso.

La comunicación a los socios propuestos para formar parte del programa educacional en nombre de la SEHH, la realizará el coordinador propuesto, a través de la secretaría técnica del congreso, mientras que la comunicación a los socios propuestos en nombre de la SETH, la realizará el otro coordinador a través de la secretaría técnica del congreso.

4.2. Simposios oficiales

Una vez que el comité científico ha elegido los temas que serán objeto de desarrollo durante el congreso, se nombraran los coordinadores de cada uno de los simposios. Estos serán elegidos de acuerdo con sus méritos científicos en relación al tema que trata el simposio. El comité científico podrá considerar seleccionar los coordinadores entre sus miembros.

Los coordinadores deberán atenerse a las siguientes normas:

• Elegir a los ponentes más adecuados para su simposio.
• Proponer la denominación del simposio y los temas a desarrollar, ajustándose a los periodos de tiempo marcados por el comité científico. Se recomienda un máximo de cuatro ponentes por simposio.
• Al invitar a sus ponentes les han de indicar los siguientes aspectos:

La organización se encargará del viaje, inscripción y estancia del ponente. La organización del congreso será muy estricta en cuanto a facilitar cambios logísticos.

A los ponentes extranjeros, como norma general, se les facilitará el viaje en avión en clase turista. En casos especiales y debidamente justificados, la organización del congreso puede autorizar otro plan de viaje.

Deben responsabilizarse de la atención a los ponentes que tienen que coordinar, especialmente invitados extranjeros. Además, deben hacer el seguimiento para que los manuscritos de las ponencias sean presentados en el periodo estipulado.

Los coordinadores deberán efectuar un resumen del simposio que coordinan. Éste será publicado en unas de las revistas oficiales del congreso.

Los coordinadores tienen la responsabilidad de atender de forma adecuada a sus invitados. La organización del congreso no financiará actos extra no contemplados en el programa oficial del congreso.

Si el comité científico lo considera oportuno, los simposios oficiales podrán incluir comunicaciones orales seleccionadas entre las mejores presentadas al congreso y que tengan relación con la temática del mismo.

La invitación a los ponentes puede hacerse por correo electrónico o telefónicamente, pero a efectos organizativos obligatoriamente debe enviarse una carta oficial desde la secretaría técnica del congreso firmada por el presidente y el vicepresidente del comité científico, en la que se invita a los ponentes y se les solicita la confirmación de su asistencia por escrito.

4.3    Comunicaciones orales:

4.3.1    Baremo para la selección de las comunicaciones:

Las comunicaciones serán evaluadas según los parámetros que se señalan a continuación, asignándole a cada uno, una puntuación de 0 a 2 puntos:

• Valoración científica del trabajo
• Originalidad
• Interés del tema
• Aplicabilidad
• Presentación formal

Las comunicaciones se clasificarán como:

• Insuficiente (rechazado) (0 a 4)
• Falta de originalidad y/o bajo interés (solo publicación) (4,1 a 5,5)
• Interés medio (presentación póster) (5,6 a 7,5)
• Buena (presentación oral) (7,6 a 9)
• Excelente (sesión plenaria) (9,1-10). A seleccionar entre las mejores puntuaciones.

En caso de empates, los representantes del comité de selección de las comunicaciones deberán elegir, bajo criterios exclusivos de calidad, las cuatro mejores de la SEHH y las dos mejores de la SETH.

Una vez realizada la selección, la secretaría técnica del congreso, previa notificación de los representantes del comité de selección de las comunicaciones, informará por escrito al primer firmante de cada trabajo el resultado de la misma, así como la forma de presentación. Esta notificación en todo caso debe realizarse antes del 31 de julio.

Las reclamaciones que se produjeran por parte de los autores de las comunicaciones serán contestadas por la secretaría técnica del congreso siguiendo las indicaciones de los representantes del comité de selección de comunicaciones.

4.3.2 Salas y sesiones de comunicaciones orales

El número de salas y el orden de las comunicaciones orales las fijarán los representantes del comité de selección de las comunicaciones. Su número dependerá del recinto del congreso.

Una lista orientativa de posibles agrupaciones de las comunicaciones sería:

• Eritropatología
• Trasplante de progenitores hematopoyéticos y terapia celular
• Leucemias agudas
• Síndromes mieloproliferativos
• Síndromes linfoproliferativos
• Mielodisplasias
• Leucemia mieloide crónica
• Diagnostico biológico (hematimetría, citología, citometría, genética y biología molecular)
• Gammapatías monoclonales
• Medicina transfusional
• Síndromes linfoproliferativos (Linfomas)
• Coagulopatías congénitas y adquiridas
• Enfermedad tromboembólica arterial y venosa
• ratamiento antitrombótico
• Endotelio y plaqueta. Laboratorio de hemostasia y trombosis

4.4 Sesión plenaria:

Es, conjuntamente con la lección conmemorativa de la SEHH “Antonio Raichs” y la lección conmemorativa de la SETH “Ricardo Castillo- Antonio López-Borrasca”, el acto de mayor relevancia del congreso.
Su objetivo es mostrar a las dos sociedades científicas los trabajos originales de mayor calidad científica presentados ese año en el congreso, de allí que se debe realizar un esfuerzo en la identificación de los mejores trabajos presentados.

4.4.1    Selección de comunicaciones para la sesión plenaria:

El único y exclusivo criterio de selección será siempre el de la calidad científica. Para ello se seleccionarán las comunicaciones con mayor puntuación, en número de cuatro por la SEHH y de dos por la SETH.

Las comunicaciones seleccionadas además deberán cumplir los siguientes requisitos:

• No haber sido publicadas antes de la fecha establecida de presentación de comunicaciones al congreso. Sí, se podrán elegir comunicaciones para la sesión plenaria que estén sometidas a publicación en la fecha establecida para la presentación de comunicaciones.
• El trabajo debe estar realizado en su mayor parte en un centro español, de ahí que al menos los 2/3 de los firmantes tengan su centro de trabajo durante el año anterior en una institución española.

4.4.2    Presentación de las comunicaciones en la sesión plenaria.

• La sesión plenaria deberá estar presidida por el presidente de cada sociedad y el presidente o vicepresidente del comité científico.
• El orden de presentación se decidirá por sorteo, haciéndose siempre de forma intercalada. La duración de la presentación será de 8 minutos más 2 de discusión.
• Tras la presentación de las 6 comunicaciones, los presidentes de la sesión plenaria seleccionarán la mejor de cada sociedad en base a los criterios descritos en el apartado 4.3.1. y el premio se entregará en el acto de clausura del congreso.

4.5    Área de pósteres:

Las comunicaciones con puntuación entre 5,6 y 7,5 se destinarán a su exposición en póster en un número que dependerá del recinto y que será fijado por los representantes del comité de selección de comunicaciones. Se agruparán de la manera más adecuada para cada sesión de póster, garantizando su presentación y discusión.

Para la discusión se nombrará un coordinador por área temática y se fijará un horario para la misma. Al menos un responsable de cada póster deberá estar presente durante el tiempo que se indique en el programa para la discusión del mismo.

4.6    Lecciones conmemorativas “Antonio Raichs” (SEHH y “Ricardo Castillo”- Antonio López Borrasca” (SETH)
 
El acto protocolario de las lecciones conmemorativas transcurrirá de la siguiente forma:

4.6.1    Lección Conmemorativa Antonio Raichs

• El presidente del comité científico presentará una semblanza profesional del ponente.
• El presidente de la SEHH procederá a leer el título y a presentar al ponente de la lección conmemorativa.
• El presidente de la SEHH, al final de la lección, hará entrega de la placa de reconocimiento.

4.6.2    Lección Conmemorativa Ricardo Castillo-Antonio López Borrasca

• El presidente de la SETH procederá a leer el título y a presentar al ponente de la lección conmemorativa.
• El vicepresidente del comité científico presentará una semblanza profesional del ponente.
• El presidente de la SETH, al final de la lección, hará entrega de la placa de reconocimiento.

4.7    Simposios satélites

La secretaría técnica del congreso, calculará el número posible de simposios satélites que se pueden desarrollar. Los simposios nunca deberán coincidir con actividades científicas oficiales del congreso. Además no podrán participar como ponentes de los simposios satélites, aquellos que participen en el programa oficial del congreso. No se podrá participar en más de dos simposios satélites.

La aceptación de un simposio satélite es responsabilidad del presidente y del vicepresidente del comité científico, actuando en nombre y representación de las dos sociedades. Así, la aceptación de los simposios satélites de la SEHH corresponde al presidente del comité científico y la aceptación de los de la SETH corresponden al vicepresidente del comité científico, actuando ambos de mutuo acuerdo para no sobrepasar el número máximo acordado de simposios satélites.

El contenido de los simposios satélites se facilitará en el soporte que se considere más apropiado y será sufragado por las empresas de los patrocinadores.

4.8    Encuentros con el experto

Con el objeto de favorecer el contacto de los miembros de ambas sociedades con figuras de reconocido prestigio en determinadas áreas de la hematología se organizan estos encuentros generalmente con el patrocinio de empresas farmacéuticas. Su número es variable.

4.9. Reunión de grupos cooperativos

Los grupos cooperativos o de trabajo oficialmente establecidos de cada sociedad dispondrán de un espacio adecuado para efectuar sus reuniones anuales preceptivas. El comité científico deberá procurar, en la medida de lo posible, evitar la simultaneidad de grupos afines dentro del mismo horario.